J’ai récemment dû aider une société dans la digitalisation de rapports de travaux complétés par des équipes terrain. Les opérateurs de maintenance travaillaient précédemment sur papier. Au delà de l’encodage, c’est l’entièreté de l’organisation et des processus qui a été modifiée par cette nouvelle approche digitale.
Quelques semaines après ce changement majeur dans la gestion des équipes terrain, je prends un peu de temps pour vous livrer la liste des avantages de ce projet. En fin d’article, je mentionne également le prestataire auquel nous avons fait appel pour faire de ce projet un succès.
Les avantages de la digitalisation de vos activités terrain
Réduction des déplacements et de l’impact environnemental
Plus de papier, mais surtout plus de trajets obligatoires vers le bureau pour récupérer ou déposer des fiches de rapport d’intervention. Les briefing sont désormais envoyés de manière digitale, les techniciens complètent leurs rapports directement depuis le smartphone qui était déjà en leur possession. Moins de kms parcourrus signifie moins de CO2.
La réduction des coûts (papier, déplacements)
Moins de kms parcourrus signifie aussi moins de coûts de déplacement. Et moins de temps perdu pour les équipes. On évite également le travail chronophage de réencodage de fiches manuscrites des équipes de maintenance / installation.
Facilité d’exploitation des données
Les données complétées dans les formulaires sont directement lisibles (plus d’écritures difficiles à décrypter) et peux être facilement consultées dans des excels et autres google sheets. Une API a également été mise en place afin de faciliter la consommation des données dans un ERP.
Eviter l’administration et les tâches de ré-encodage
C’est lié au point précédent. Le personnel administratif passait précédemment pas mal de temps sur l’encodage et le suivi des tâches des équipes. Désormais ils ont pu dégager du temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée telle que le suivi des clients, le suivi rigoureux de la facturation et l’amélioration continue.
Amélioration continue et la prise en compte de feedbacks
Grâce à la mise en place de l’application opérateur, les formulaires de reporting qui étaient initialement très rigides (difficile de mettre à jour chez tous un formulaire papier imprimé :p) peuvent maintenant être mis à jour à distance régulièrement.
Le projet a d’ailleurs permis d’identifier toute une série d’informations collectées qui étaient sans valeur ajoutée pour l’organisation (simplification des données enregistrées). Par ailleurs, le manager en a profité pour ajouter des canaux de communication bidirectionnels qui permettent de diffuser des nouvelles vers les techniciens et inversément.
Synchronisation de l’information
Les rapports de travail sont désormais disponibles dans l’heure après l’opération. Ceci augmente la fluidité de l’organisation et la visibilité sur les activités en cours. L’entreprise est ainsi parvenue à améliorer son expérience client et son « time to cash » (facturation plus rapide).
Centralisation des données et possibilité d’interfaces entre systèmes informatiques
D’un point de vue plus technique, la digitalisation permet de disposer directement depuis la sources de données structurées qui peuvent être interfacées aux sein d’autres systèmes.
Les gestionnaires régionaux disposent chacun de leur compte sur l’interface d’administration et peuvent modifier et valider les données insérées par leurs équipes.
Comment procéder ?
Pour procéder à ce type de projet de numérisation de formulaires papier, nous avons comparé différentes solutions. Suite à notre analyse, nous avons décidé d’opter pour un prestataire spécialisé qui met en place des solutions sur mesure pour les techniciens et la gestion des équipes terrain.
Nous avons opté pour Fieldeo. L’avantage de leur approche est qu’ils disposent d’une réelle expertise sur le processus de mise en place d’une telle application. Au delà de l’aspect technique (ils ont été très pros là dessus), ils nous ont conseillé sur l’onboarding des équipes et ont été flexibles pour adapter quand nécessaire les formulaires afin de simplifier la vie des opérateurs terrain/admin.
Il existe sans doute d’autre sociétés qui font du bon travail aussi, je vous laisse faire votre travail de recherche !
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