« Envoyer des messages depuis excel, c’est possible ? (Textos et sms) »
« Oui, la réponse est oui. »
Tout a commencé par cette question.
Dans le cadre de nos activités de consultance en gestion opérationnelle, nous mettons régulièrement en place des processus et outils permettant d’augmenter le chiffre d’affaires et d’améliorer les processus internes de sociétés. Au sein des techniques qui peuvent être implémentées rapidement pour améliorer la productivité et rentabilité d’une société, il y a: la simplification des communications vers les clients et les équipes terrains (commerciaux, techniciens, etc.).
Dans cet article, je vous détaille les gains de la structuration des communications de type texto et email. Ensuite je vous explique comment nous avons mis en place une solution permettant d’envoyer des emails et sms / textos personnalisés vers des clients directement depuis Microsoft Excel; Google Sheets ou n’importe quel site internet ou application no-code. J’anticipe: une simple concaténation suffit pour vous permettre de générer un lien web qui lorsqu’il est cliqué envoie un sms vers votre technicien / client / commercial / …
Les emails et textos sont un élément clé pour la productivité de votre organisation
Simplifier et structurer la communication interne et externe, c’est comme mettre de l’huile dans les rouages de votre entreprise ; ça permet de fluidifier les processus, et d’augmenter votre taux de satisfaction interne et externe.
Pourquoi les communications sont-elles souvent lacunaires et inefficientes ?
Rédiger des messages sur mesure prend du temps : Récolte des informations du destinataire, collecte des informations du dossier (copier + coller), ouverture de la messagerie, vérifications des dernières interactions … Le manque de structuration augmente le risque d’informations manquantes et par effet rebond augmente le nombre d’interactions nécessaires pour obtenir un résultat.
Par ailleurs, en fonction du type de communication, un canal préférentiel est à conseiller. SMS ? Email ? Texto ? Whatsapp ? Coup de téléphone ? Pas simple d’envoyer une vingtaine de textos personnalisés à des clients pour leur rappeler l’heure de leur rendez-vous …
La bonne nouvelle, c’est qu’avec un peu d’analyse et d’automatisation, on peut grandement réduire le temps nécessaire pour relancer un client pour une facture impayée, informer un client du passage prochain du technicien,
Quelles communications peut-on simplifier ?
Parmi les messages qu’on peut aisément simplifier, il y a :
- Les textos de rappels pour rappeler à vos clients ou partenaires leurs réunions du jour
- Les briefings de vos équipes terrains
- Les relances de vos clients pour les factures d’impayés
- Les annonces ou rappels vers vos équipes (eg: timesheets, etc.)
- Toute autre communication interne ou externe
Généralement, le suivi des clients et techniciens est effectué simplement depuis un fichier excel ou un tableur google sheets en ligne. Dans certains cas, on peut mettre facilement en place un outil no-code (Notion, airtable, etc.).
Mais l’action de rédiger et envoyer n’est pas intégrée, elle est régulièrement effectuée manuellement par l’employé administratif et … ça prend du temps.
Peut-on facilement intégrer l’envoi de textos dans un outils de suivi ? C’est la question qu’on m’a posée.
« Peut-on envoyer des textos ou emails en un clic ? »
Oui, mais ce n’est pas aisé.
La plupart des solutions ne permettent en effet pas de générer des liens facilement personnalisables de type « Click and Send ».
Le Besoin :
Ce que nous voulions, c’était une solution qui permette de générer un lien facilement par concaténation. De manière similaire à ceci :
https://www.mytexto.com/<MYUSER>/<MYTEMPORARYPASSWORD>/phone=+3XYYYYYYYYY&message=Rappel+:+Notre+technicien+passera+vers+18:00.+A+très+vite.+L’équipe+LPG
Avec mon client, nous avons analysé twilio, smsapi, smsmode, sendgrid, etc. Nous sommes arrivé à la conclusion qu’aucune solution n’était utilisable directement. Aucune solution ne pouvait être directement intégrée au Google sheets de gestion qu’ils avaient mis en place.
La solution : une service simple pour envoyer facilement des textos pour votre PME; directement depuis Excel
Suite à notre analyse, nous avons décidé de mettre en place un outil simple permettant d’envoyer des sms en un clic de souris.
Après plusieurs heures de travail, j’ai le plaisir de vous annoncer que cet outil permet de :
- générer des liens « Click and Send » de manière ultra simple et rapide
- consulter un listing des derniers messages envoyés
- envoyer des sms partout dans le monde à un tarif compétitif
- en toute sécurité (mise à jour simplifiée du mot de passe des utilisateurs)
C’est tout.
… c’est simple.
Et maintenant ?
Notre client était tellement content qu’il nous a donné l’autorisation de réutiliser la fonctionnalité pour aider d’autres entreprises et PMEs.
Si vous êtes intéressés, je vous invite à me contacter via le formulaire de contact. C’est avec plaisir que nous mettrons cette solution en place pour d’autre PME qui souhaitent automatiser l’envoi de sms (comme disent les belges) et textos (comme disent les français).
Contactez-nous pour installer notre solution de texting facile pour les entreprises
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